Documentos
Trabalhistas
Documentos |
Prazo
de guarda |
Fundamento
legal |
-
Termo de Rescisão do Contrato de
Trabalho -
Aviso Prévio
- Pedido de
Demissão |
2
anos |
CF, art 7º,
inciso XXIX, na redação
da Emenda Constitucional nº 28/2000.
|
-
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED) – a partir da data do envio |
3
anos |
Portaria MTE
nº 561/2001, art. 1º, 2º. |
-
Acordo de compensação
- Acordo de
prorrogação de horas
- Atestado
Médico
- Autorização
para descontos não previstos
em lei
- Cartões,
Fichas ou Livros de Ponto
- Comprovante
de entrega de Comunicação
de Dispensa (CD)
- Documentos
relativos a Créditos Tributários
- Documentos
relativos às eleições
da CIPA
- Guias de
recolhimento de contribuição
sindical, assistencial e confederativa
(para contribuições descontadas
e não recolhidas não corre
prazo prescricional)
- Mapa anual
de acidente do trabalho
- Recibo de
13º salário
- Recibo de
abono de férias
- Recibo de
adiantamento do 13º salário
- Recibo de
entrega do requerimento Seguro-Desemprego
(SD)
- Recibo de
gozo de férias
- Recibos
de adiantamento
- Recibos
de pagamento
- Relação
de contribuição sindical,
assistencial e confederativa
- Solicitação
da 1º parcela do 13º salário
- Solicitação
de abono de férias
- Vale-transporte |
5
anos |
CF, art.
7º, inciso XXIX, na redação
da Emenda Constitucional nº 28/2000;
Portaria MTb
nº 3.214/78 NR 5, subitem 5.40,
letra ”j”, na redação
da Portaria SSST nº 8/99.
Portaria MTb
nº 3.214/78 – NR 4, item
4.12, letra “j”, na redação
da Portaria SSMT nº 33/83). |
-
Documentos sujeitos à fiscalização
do INSS (folha de pagamento, recibo e
ficha de salário-família,
atestados médicos relativos a afastamento
por incapacidade ou salário-maternidade,
Guias de recolhimento etc.) -
PIS/PASEP – a contar da data prevista
para seu recolhimento
- Salário-Educação |
10
anos |
arts. 348 e
349 do RPS, aprovado pelo Decreto nº
3.048/99;
art. 10 do
Decreto-lei nº 2.052/83;
art. 1º
do Decreto nº 3.142/99. |
-
Exames Médicos (admissional, periódico,
de retorno ao trabalho, mudança
de função e demissional),
incluindo avaliação clínica
e exames complementares |
20
anos |
subitens 7.4.1,
7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR 7, na redação
dada pela Portaria SSST nº 24/94. |
-
Documentos referentes ao FGTS |
30
anos |
art. 23, 5º,
da Lei nº 8.036/90 e art. 55 de seu
Regulamento aprovado pelo Decreto nº
99.684/90 e Enunciado TST nº 95. |
-
Livros de Ata da CIPA -
Livros de Inspeção do
Trabalho
- Contrato
de Trabalho
- Livros ou
Fichas de Registro de empregados
- RAIS –
o art. 8º da Portaria MTE nº
699/2001, que aprovou as instruções
para a declaração da Relação
Anual de Informações Sociais
(RAIS), relacionadas ao ano-base 2001;
1. é
obrigado a manter arquivo durante 5
(cinco) anos;
2. a cópia
dos arquivos gerados em meios magnético,
fita ou via internet e respectivo recibo
definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se
guardá-los por tempo indeterminado |
Indeterminado |
|
Prontuários médicos
RESOLUÇÃO
CFM nº 1.639/2002
Aprova
as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados
para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico",
dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece
critérios para certificação dos sistemas de informação
e dá outras providências.
O
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições
que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro
de 1957, regulamentada pelo Decreto nº 44.045, de
19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO
que o médico tem o dever de elaborar o prontuário
para cada paciente a que assiste, conforme previsto
no art. 69 do Código de Ética Médica;
CONSIDERANDO
que os dados que compõem o prontuário pertencem
ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis,
de modo que, quando solicitado por ele ou seu representante
legal, permitam o fornecimento de cópias autênticas
das informações a ele pertinentes;
CONSIDERANDO
o teor da Resolução CFM nº 1.605/2000, que dispõe
sobre o fornecimento das informações do prontuário
à autoridade judiciária requisitante;
CONSIDERANDO
que o sigilo profissional, que visa preservar a
privacidade do indivíduo, deve estar sujeito às
normas estabelecidas na legislação e no Código de
Ética Médica, independente do meio utilizado para
o armazenamento dos dados no prontuário, seja eletrônico
ou em papel;
CONSIDERANDO
o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos
de saúde e consultórios médicos em decorrência da
necessidade de manutenção dos prontuários;
CONSIDERANDO
os avanços da tecnologia da informação e de telecomunicações,
que oferecem novos métodos de armazenamento e de
transmissão de dados;
CONSIDERANDO
a legislação arquivística brasileira, que normatiza
a guarda, a temporalidade e a classificação dos
documentos, inclusive dos prontuários médicos;
CONSIDERANDO
o disposto na Resolução CFM nº 1.638/2002, de 10
de julho de 2002, que define prontuário médico e
cria as Comissões de Revisão de Prontuários nos
estabelecimentos e/ou instituições de saúde;
CONSIDERANDO
o teor do Parecer CFM nº 30/2002, aprovado na Sessão
Plenária de 10 de julho de 2002;
CONSIDERANDO,
finalmente, o decidido em Sessão Plenária de 10
de julho de 2002.
RESOLVE:
Art.
1º - Aprovar as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas
Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário
Médico", anexas à esta resolução, possibilitando
a elaboração e o arquivamento do prontuário em meio
eletrônico.
Art.
2º - Estabelecer a guarda permanente para os prontuários
médicos arquivados eletronicamente em meio óptico
ou magnético, e microfilmados.
Art.
3º - Recomendar a implantação da Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos em todas as unidades
que prestam assistência médica e são detentoras
de arquivos de prontuários médicos, tomando como
base as atribuições estabelecidas na legislação
arquivística brasileira (a Resolução CONARQ nº 7/97,
a NBR nº 10.519/88, da ABNT, e o Decreto nº 4.073/2002,
que regulamenta a Lei de Arquivos – Lei nº 8.159/91).
Art.
4º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte)
anos, a partir do último registro, para a preservação
dos prontuários médicos em suporte de papel.
Parágrafo
único – Findo o prazo estabelecido no caput,
e considerando o valor secundário dos prontuários,
a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos,
após consulta à Comissão de Revisão de Prontuários,
deverá elaborar e aplicar critérios de amostragem
para a preservação definitiva dos documentos em
papel que apresentem informações relevantes do ponto
de vista médico-científico, histórico e social.
Art.
5º - Autorizar, no caso de emprego da microfilmagem,
a eliminação do suporte de papel dos prontuários
microfilmados, de acordo com os procedimentos previstos
na legislação arquivística em vigor (Lei nº 5.433/68
e Decreto nº 1.799/96), após análise obrigatória
da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art.
6º - Autorizar, no caso de digitalização dos prontuários,
a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde
que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados
obedeça à norma específica de digitalização contida
no anexo desta resolução e após análise obrigatória
da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art.
7º - O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade
Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), mediante
convênio específico, expedirão, quando solicitados,
a certificação dos sistemas para guarda e manuseio
de prontuários eletrônicos que estejam de acordo
com as normas técnicas especificadas no anexo a
esta resolução.
Art.
8º - Esta resolução entra em vigor na data de sua
publicação.
Art.
9º - Fica revogada a Resolução CFM nº 1.331/89 e
demais disposições em contrário.
Brasília-DF,
10 de julho de 2002
EDSON
DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA - Presidente
Secretário-Geral
NORMAS
TÉCNICAS PARA O USO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA
A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTUÁRIO MÉDICO
I.
Integridade da Informação e Qualidade do Serviço
– O sistema de informações deverá manter a integridade
da informação através do controle de vulnerabilidades,
de métodos fortes de autenticação, do controle de
acesso e métodos de processamento dos sistemas operacionais
conforme a norma ISO/IEC 15408, para segurança dos
processos de sistema.
- Cópia
de Segurança – Deverá ser feita cópia de segurança
dos dados do prontuário pelo menos a cada 24
horas. Recomenda-se que o sistema de informação
utilizado possua a funcionalidade de forçar
a realização do processo de cópia de segurança
diariamente. O procedimento de back-up
deve seguir as recomendações da norma ISO/IEC
17799, através da adoção dos seguintes controles:
a.
Documentação do processo de backup/restore;
- As
cópias devem ser mantidas em local distante
o suficiente para livrá-las de danos que possam
ocorrer nas instalações principais;
- Mínimo
de três cópias para aplicações críticas;
- Proteções
físicas adequadas de modo a impedir acesso não
autorizado;
- Possibilitar
a realização de testes periódicos de restauração.
I.
Bancos de Dados – Os dados do prontuário deverão
ser armazenados em sistema que assegure, pelo menos,
as seguintes características:
a.
Compartilhamento dos dados;
- Independência
entre dados e programas;
- Mecanismos
para garantir a integridade, controle de conformidade
e validação dos dados;
- Controle
da estrutura física e lógica;
- Linguagem
para a definição e manipulação de dados (SQL
– Standard Query Language);
- Funções
de auditoria e recuperação dos dados.
- Privacidade
e Confidencialidade – Com o objetivo de garantir
a privacidade, confidencialidade dos dados do
paciente e o sigilo profissional, faz-se necessário
que o sistema de informações possua mecanismos
de acesso restrito e limitado a cada perfil
de usuário, de acordo com a sua função no processo
assistencial:
a.
Recomenda-se que o profissional entre pessoalmente
com os dados assistenciais do prontuário no sistema
de informação;
- A
delegação da tarefa de digitação dos dados assistenciais
coletados a um profissional administrativo não
exime o médico, fornecedor das informações,
da sua responsabilidade desde que o profissional
administrativo esteja inserindo estes dados
por intermédio de sua senha de acesso;
- A
senha de acesso será delegada e controlada pela
senha do médico a quem o profissional administrativo
está subordinado;
- Deve
constar da trilha de auditoria quem entrou com
a informação;
- Todos
os funcionários de áreas administrativas e técnicas
que, de alguma forma, tiverem acesso aos dados
do prontuário deverão assinar um termo de confidencialidade
e não-divulgação, em conformidade com a norma
ISO/IEC 17799.
I.
Autenticação – O sistema de informação deverá ser
capaz de identificar cada usuário através de algum
método de autenticação. Em se tratando de sistemas
de uso local, no qual não haverá transmissão da
informação para outra instituição, é obrigatória
a utilização de senhas. As senhas deverão ser de
no mínimo 5 caracteres, compostos por letras e números.
Trocas periódicas das senhas deverão ser exigidas
pelo sistema no período máximo de 60 (sessenta)
dias. Em hipótese alguma o profissional poderá fornecer
a sua senha a outro usuário, conforme preconiza
a norma ISO/IEC 17799. O sistema de informações
deve possibilitar a criação de perfis de usuários
que permita o controle de processos do sistema.
- Auditoria
– O sistema de informações deverá possuir registro
(log) de eventos, conforme prevê a norma
ISO/IEC 17799. Estes registros devem conter:A
identificação dos usuários do sistema;
- Datas
e horários de entrada (log-on) e saída
(log-off) no sistema;
- Identidade
do terminal e, quando possível, a sua localização;
- Registro
das tentativas de acesso ao sistema, aceitas
e rejeitadas;
- Registro
das tentativas de acesso a outros recursos e
dados, aceitas e rejeitadas.
- Registro
das exceções e de outros eventos de segurança
relevantes devem ser mantidos por um período
de tempo não inferior a 10 (dez) anos, para
auxiliar em investigações futuras e na monitoração
do controle de acesso.
I.
Transmissão de Dados – Para a transmissão remota
de dados identificados do prontuário, os sistemas
deverão possuir um certificado digital de aplicação
única emitido por uma AC (Autoridade Certificadora)
credenciada pelo ITI responsável pela AC Raiz da
estrutura do ICP-Brasil, a fim de garantir a identidade
do sistema.
- Certificação
do software – A verificação do atendimento
destas normas poderá ser feita através de processo
de certificação do software junto ao
CFM, conforme especificado a seguir.
- Digitalização
de prontuários - Os arquivos digitais oriundos
da digitalização do prontuário médico deverão
ser controlados por módulo do sistema especializado
que possua as seguintes características.
a.
Mecanismo próprio de captura de imagem em preto
e branco e colorida independente do equipamento
scanner;
- Base
de dados própria para o armazenamento dos arquivos
digitalizados;
- Método
de indexação que permita criar um arquivamento
organizado, possibilitando a pesquisa futura
de maneira simples e eficiente;
- Mecanismo
de pesquisa utilizando informações sobre os
documentos, incluindo os campos de indexação
e o texto contido nos documentos digitalizados,
para encontrar imagens armazenadas na base de
dados;
- Mecanismos
de controle de acesso que garantam o acesso
a documentos digitalizados somente por pessoas
autorizadas.
CERTIFICAÇÃO
DOS SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA A GUARDA E MANUSEIO
DO PRONTUÁRIO MÉDICO
Todas
as pessoas físicas, organizações ou empresas desenvolvedoras
de sistemas informatizados para a guarda e manuseio
do prontuário médico que desejarem obter a certificação
do CFM e da SBIS deverão cumprir os seguintes passos:
1.
Responder e enviar, via Internet, o questionário
básico, disponível na página do CFM: http://www.cfm.org.br/certificacao;
- O
questionário remetido será analisado pelo CFM/SBIS,
que emitirá um parecer inicial aprovando ou
não o sistema proposto. Este parecer será enviado,
via Internet, ao postulante;
- Caso
aprovado, os sistemas de gestão de consultórios
e pequenas clínicas (sistemas de menor complexidade)
deverão ser encaminhados à sede do CFM para
análise. Os sistemas de gestão hospitalar ou
de redes de atenção à saúde (sistemas de maior
complexidade) que não possam ser enviados serão
analisados "in loco" (sob a responsabilidade
do CFM/SBIS);
- O
processo de avaliação consistirá na análise
do cumprimento das normas técnicas acima elencadas.
A aprovação do sistema estará condicionada ao
cumprimento de todas as normas estabelecidas;
- Em
caso de não-aprovação do sistema, serão especificados
os motivos para que as reformulações necessárias
sejam encaminhadas;
- Uma
vez aprovado o sistema na versão analisada,
além do documento de certificação o CFM e a
SBIS emitirão um selo digital de qualidade que
poderá ser incorporado na tela de abertura do
sistema;
- A
tabela de custos para o processo de certificação
dos sistemas de informação de prontuário eletrônico
encontra-se disponível no site http://www.cfm.org.br/certificacao;
- A
certificação deverá ser revalidada a cada nova
versão do sistema, seguindo os mesmos trâmites
anteriormente descritos.
FICHA
DE REGISTRO DE EMPREGADO
O prazo legal para a guarda é de
30 anos, porém, como é um documento que
contém todos os dados do empregado, é aconselhável
sua guarda permanente.
DOCUMENTOS
MÉDICOS
Guarde todos permanente,
você poderá a qualquer momento ser solicitado para
apresentar ao médico um exame antigo e o prazo para
exigir na Justiça a devolução de eventuais pagamento
indevidos, como os originados de aumentos abusivos
é de 20 anos.
Ex.
Prontuário médico, Exame médico, carteira de vacinação
etc.
DOCUMENTAÇÃO
BANCÁRIA
Guarde
por um período de 6 anos,
é o tempo exigido pela Receita Federal, para esclarecer
dúvidas em Declaração de Imposto de Renda.
Ex.
Extrato bancário, comprovante de investimento
CONDOMÍNIO
Guarde
os recibos de pagamento por um período de 6
anos, juntamente
com os recibos de pagamento de aluguel
MENSALIDADE
ESCOLAR
Guarde
todos os recibos de pagamento por um período de
6 anos, para
comprovar dedução do imposto de renda.
NOTA
FISCAL
Guardar
durante toda a vida útil
do produto ou enquanto o serviço for prestado,
a nota serve para reclamar na empresa fornecedora
do produto/serviço, juntamente com o Certificado
de garantia. Em caso de pessoa
Jurídica, a nota fiscal deve ser guardada
durante o prazo de 5 anos.
PRESTAÇÃO
DE IMÓVEIS
Guarde até o final do contrato, elimine depois que
estiver com a posse da escritura definitiva do imóvel.
ESCRITURA
DE IMÓVEL
Guarde
por todo o período em que houver posse do bem.
CONTA
DE ÁGUA, LUZ, GÁS E TELEFONE
Guarde
por um ano,
em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora
de serviços, o consumidor deverá apresentar as 6
últimas contas, a cada ano, elimine os últimos 6
meses.
CARTÃO
DE CRÉDITO
Guarde
o comprovante de compra até a chegada da fatura
mensal com o devido lançamento da compra, depois
lixo.
CONSÓRCIO
Guarde
por 6 anos,
após o ano do pagamento da última cota e liberação
d alienação fiduciária sobre o veículo.
EMPREGADOS
Guarde
toda a documentação de empregados domésticos e caseiros,
para evitar problema com ação trabalhista no futuro.
IPTU
Guarde
o IPTU enquanto houver
posse do imóvel, juntamente com
a escritura.
IPVA
Guarde
os dos 6 últimos anos,
além do atual, e anexe o Certificado de Propriedade
do Veículo, esses papéis poderão ser requisitados
na hora de fazer o novo licenciamento.
DECLARAÇÃO
DE IMPOSTO DE RENDA
Guarde
por 6 anos,
juntamente com todos os documentos apresentados
para dedução do Imposto de Renda. Pessoas
Jurídicas - A legislação do Imposto de
Renda determina que a pessoa jurídica deve conservar
em boa ordem os livros, documentos e papéis relativos
a sua atividade, ou que se refiram a atos e operações
que modifiquem ou possam vir modificar sua situação
patrimonial. Isto durante um período de cinco
anos, enquanto não prescreverem eventuais
ações que lhes sejam pertinentes.
Deve-se
observar, ainda, que com os aspectos tributários
coexistem as relações de ordem comercial e civil,
devendo ser conservados de acordo com o tempo que
a legislação determina.
Movimentação
Bancária - Guarda de comprovantes
Os
bancos têm prazo até o dia 30.04.2001 para se adequar
aos novos procedimentos em relação às movimentações
bancárias, ou seja, todas as transferências entre
contas correntes com valor igual ou superior a R$1.000,00
feitas por meio de cheque, DOC ou ordem de pagamento
devem ser registradas e as pessoas (físicas ou jurídicas)
identificadas. Tal medida tem por objetivo evitar
a sonegação fiscal e a evasão de divisas.
Esses
registros devem ser mantidos sob a forma de arquivos
físicos ou eletrônicos pelo prazo mínimo de cinco
anos.
Por
isso, é recomendável que os contribuintes mantenham
guardados pelo prazo acima todos os comprovantes
da movimentação bancária, a fim de poderem apresentá-los
à Receita Federal, caso sejam solicitados.
|